Kelola inventory atau stok barang adalah salah satu tantangan terbesar bagi pemilik UMKM. Stok terlalu banyak? Modal tertahan dan barang bisa kadaluarsa. Stok terlalu sedikit? Pelanggan kecewa dan penjualan hilang.
Berikut 7 tips praktis untuk mengelola inventory UMKM Anda agar tidak boncos:
1. Catat Semua Transaksi Secara Real-Time
Jangan tunggu akhir hari untuk mencatat stok. Setiap barang masuk atau keluar harus langsung dicatat. Dengan sistem POS modern seperti ngorbits, stok otomatis terupdate saat transaksi terjadi.
Manfaat:
- Tidak ada selisih stok
- Tahu kapan harus restock
- Hindari kehabisan barang mendadak
- Taruh barang baru di belakang
- Ambil barang lama dari depan
- Cek expired date rutin setiap minggu
- Jual 10 pcs/hari
- Supplier kirim 3 hari
- Safety stock 5 pcs
- Minimum stock = (10 × 3) + 5 = 35 pcs
- Produk fast-moving: setiap minggu
- Produk medium: setiap 2 minggu
- Produk slow-moving: setiap bulan
- Fast-moving: Laku keras, stok harus selalu ada
- Slow-moving: Jarang laku, jangan stok terlalu banyak
- Dead stock: Tidak laku sama sekali, segera diskon atau stop order
- Kirim barang lebih cepat saat urgent
- Kasih harga lebih baik untuk repeat order
- Fleksibel untuk minimum order quantity
- Bayar tepat waktu
- Komunikasi jelas dan profesional
- Kasih feedback tentang kualitas produk
- Update stok otomatis saat transaksi
- Notifikasi stok menipis
- Laporan pergerakan barang
- Barcode scanner untuk input cepat
- Multi-gudang (kalau punya beberapa outlet)
- Hindari kehabisan stok
- Kurangi barang kadaluarsa
- Hemat modal kerja
- Tingkatkan kepuasan pelanggan
2. Gunakan Metode FIFO (First In, First Out)
Barang yang masuk duluan harus keluar duluan. Ini penting banget untuk produk yang punya expired date seperti makanan, obat-obatan, atau kosmetik.
Contoh praktis:
3. Set Minimum Stock Level
Tentukan batas minimal stok untuk setiap produk. Kalau stok sudah mendekati batas ini, sistem harus kasih notifikasi otomatis.
Rumus sederhana: Minimum Stock = (Penjualan Harian Rata-rata × Lead Time Supplier) + Safety Stock
Contoh:
4. Lakukan Stock Opname Rutin
Jangan cuma andalkan sistem. Hitung fisik barang minimal sebulan sekali untuk memastikan data di sistem sama dengan stok fisik.
Jadwal yang disarankan:
5. Analisis Produk Mana yang Laku dan Tidak
Gunakan laporan penjualan untuk tahu produk mana yang:
Dengan ngorbits, Anda bisa lihat laporan produk terlaris dan margin keuntungan per produk dalam satu dashboard.
6. Jalin Hubungan Baik dengan Supplier
Supplier yang responsif adalah aset berharga. Mereka bisa:
Tips:
7. Manfaatkan Teknologi Inventory Management
Zaman sekarang, catat manual di buku sudah tidak efisien. Pakai sistem inventory management yang terintegrasi dengan kasir POS.
Fitur yang harus ada:
ngorbits menyediakan semua fitur ini dalam satu platform yang mudah dipakai, bahkan untuk yang tidak paham teknologi.
Kesimpulan
Kelola inventory yang baik adalah kunci sukses bisnis UMKM. Dengan 7 tips di atas dan didukung sistem yang tepat, Anda bisa:
Mulai kelola inventory Anda dengan lebih baik hari ini. Coba ngorbits gratis 14 hari dan rasakan bedanya mengelola bisnis dengan sistem yang terintegrasi.